办公室的风险点在哪里？

作者：河北省张家口市崇礼区政府办主任王海宏，2020年12月8日根据录音整理。作者后曾任崇礼区副区长，现任张北县委常委、统战部长。

守住底线，规范服务

——在与党务办、秘书一科、文书科和财务科干部座谈会上的讲话

王海宏

12月7日上午，区委刚刚召开2021年项目谋划暨风险评估会，特别是王书记提出了明年工作“兜住底线不出事，聚焦赛事出成果，实施项目全规范”的总要求，我一直思考一个问题，我们办公室工作的风险点是什么？如何提前防范、轻装上阵、主动协调服务？原本是打算和秘书一科、综合科还有分管线科室分层次座谈，想厘清一下明年工作思路。借防风险这一内容，选择你们四个科室进行一个“务虚”的座谈。主要基于以下考虑：

党务办负责区政府党组政治理论学习和办公室党支部日常工作，事关办公室政治底线。文书科负责区政府所有文件的收发、传阅和处理，事关办公室涉密底线。秘书一科负责区政府系统重要公务接待安排，事关办公室廉洁底线。财务科负责办公室财务运转、审核报销，事关办公室财经纪律底线。所以四个科室工作如何，事关领导对我们的满意度、社会对我们的认同度以及群众对我们的满意度，切忌“粗枝大叶”、“小节无害”，宁要一个“过得硬”，不要九个“过得去”。

刚才，对于党务办、文书科和财务科就具体工作进行了安排，希望大家高度重视，立整立改，下面重点就秘书一科的工作进行探讨和交流。

秘书一科形象的来说是政府办的“办公室”，无论在综合服务协调、展示形象，还是在践行标准、率先垂范方面，承担着其他科室不可比拟的职责，工作重要性不言而喻。这也是之所以安排和你们交流座谈的主要原因，虽然当前科室人员配备上很“尴尬”，全科室6人，却有4人是借调、实习，包括科长还是新借调不久。特殊的人员配置，特殊的工作职责，注定要有特殊的工作要求。大家工作辛苦，但要注意以下五个方面：

一要防止经验主义。经验是愚者之师。只有破除经验主义，摒弃“惯性思维”，人才会有敬畏之心。要坚决杜绝“以前就这样做的”、“我以为”等等，时代在发展，工作也会有不同的要求，不是过去工作方法不好，只是现在不适用。首先要敢于创新。创新的前提是继承，秘书一科当前要带头执行好《办公室工作流程》，同时根据工作新要求不断完善创新，这是我们三年多来工作实践的结晶，也是办公室工作的支撑。比如我们办公室内部卫生考评、集体活动等十几项年度考核任务，如果我们不执行考核制度，可能一两个月也看不出什么变化，但超过三个月，可以肯定办公室是另一番景像，这决不是危言耸听。其次要善于化繁为简。勇于删繁就简，我们留痕审批的创新就很好，不仅方便了部门，也提高了政府办事效率，只要把握好问题的本质和底线，把复杂的事情简单化是一种能力体现。三是要明岗定职。无论是一个单位，还是一个科室，必须职责明确，否则的话势必人浮于事，秘书一科事务性工作多，大到重要接待，小到接听电话，打扫卫生，都要有制度规范，形成众人挑重担的工作格局。四是要有“归零”心态。这次接待成功不等于下次接待顺利，今天会务做好了也不等于明天会议就没问题，所以办公室的工作永远在路上，如果你不踩点，就有可能不知路在何方，一不留神，可能有话筒就不响了，所以必须事无巨细抓细节，往前做，往细想。

二要办事留有余地。凡事预则立，不预则废。由于筹办冬奥会，重要接待应接不暇，我们政府办更是承担了全区70%的接待任务，所以秘书一科接待压力可想而知，特别是常常几个接待重叠，统筹协调不好，往往就会顾此失彼，造成工作纰漏。所以，一定要坚持标准不降低，善于抓住关键环节，善于“弹钢琴”，把预发的事情要提前考虑、提前安排，把功夫下到前期，切实做到忙而有序，有备无患。

三是讲求以人为本。一切工作都是有规律可循的，最基本的遵循就是人之常情。一是尊重个性。每个人都有不同的生活习惯，所以要求的重点也不一样，记住你服务领导的饮食、生活习性、工作要求是每个办公室人员基本素质，如果连这一点都做不到，其他的就别考虑了，更别提工作出彩。建议秘书一科把这些相关内容都整理成册，供大家分享学习。二是合乎情理。领导其实要求都不过分，在一个接待里最起码让领导清楚他的安排是什么、明确时间、地点、参加人员“三要素”，如果我们再收集好相关背景材料、注意事项提前给予提示，有变化第一时间告知，只要做好这些，我们无论什么活动肯定没纰漏。三是明确重点。在接待中我们往往集中关注大领导，其实是错的，大领导是应该关注，但我们不能忽略我们自己的领导，因为大领导关注的人太多了，肯定不会出问题，而往往是我们领导由于信息不畅通等原因“不知所措”，反而工作被动，所以，要时时处处让我们领导知道做什么，下步工作安排是什么，就是你不告他也得问你，倒不如提前就告知。

四是善于总结经验。总结就是去把握事物的规律性，只有对工作、实践的经验进行总结才能找到其中的规律，聪明人从错误中学习，更聪明人从别人的错误中学习。我们去年重大接待事后总结就很好，成功梳理了《办公室公务接待十大须知》，很接地气，也很实用，必须活化于行。因为，现在秘书科团队都是新人，所以希望大家好好借鉴一下，不怕有问题，就怕同样的问题重复发生，因为我们本身责任心不够造成的低级问题频发。建议秘书一科在重大接待时做两件事情：一是事前部署会。包括接待宾馆工作人员，让大家对整个接待流程了如指掌，我们的问题许多都是因为信息不对称造成的。二是事后总结会。参与接待的人员都要讲，把所有的问题都说出来，并且有针对性的提出建议，形成文字备书，在下次接待中首先解决到位。如果可以出一本我们的接待经验集，那就真正实现了把教训总结成经验，对你们的成长进步至关重要。

五是兜住底线不出事。办公室工作没有最好只有更好，特别是当前形势更容不得我们工作有闪失。从秘书一科工作来讲要把握好两个底线。一是接待安全不出事。无论调研点看看好不好，领导是否满意，但交通、饮食等安全坚决不能出问题。二是接待费用不超标。实行分口接待，面临最大的问题就是接待费用支出，政府办接待量全区最大，可以说秘书一科承接了原区接待中心一半还多的工作，不论怎样，务必坚决执行八项规定的要求，确保日结算周汇总月对账落实到位。此外，还要做好办公用品规范管理，实现进出库一体化审批制度，务必做好记录，登记在册。